Tips E-mail Etiquette

Het Aan-veld
Vul dit veld pas in als je mail helemaal klaar is. Zo voorkom je fout doorgestuurde e-mails. Let in dit veld nog beter op typefouten. Bij een zeer kleine typefout komt een bericht terug. Als je dit pas 2 dagen later in de gaten hebt heeft de geadresseerde het bericht al die tijd niet ontvangen. Let ook op het al te makkelijk toevoegen van mailadressen. Gebruik het CC-veld hiervoor.

Het CC-veld
Pas op met het te vaak gebruiken van dit veld. Het kan voor lastige situaties zorgen. Alle geadresseerden in het CC-veld zijn zichtbaar voor alle ontvangers. Iemand kan dubbele bedoelingen hebben met het cc-en aan derden:

1: Kijk eens hoe populair ik ben, hoeveel vrienden ik heb.
2: Druk zetten met een CC naar de baas.
3: Opscheppen met CC naar de baas.
4: Mensen kunnen zich buitengesloten voelen: ‘Waarom sta ik niet in de Aan-groep?
5: Niet iedereen is blij met het weggeven van e-mailadressen aan derden.

Het BCC-veld
Het BCC-veld zou verboden moeten worden roepen felle tegenstanders. Het zijn ‘geheime’ kopieën. De hoofdontvanger weet niet wie er allemaal over zijn schouder meeleest. Dat kan tot onaangename verassingen leiden. Maar als je hier bewust en integer mee omgaat, is het BCC-veld een prima optie. 

Het Onderwerpveld
Het invullen van het onderwerpveld is een goede dienstverlening aan de ontvanger. Het helpt hem te besluiten wanneer hij het bericht leest en het is ook een leeswijzer voor de ontvanger. Het is te vergelijken met een kop boven een artikel in de krant. Probeer daarom het onderwerp concreet te maken. Onderwerpen als: vraag, verzoek, mailtje zijn te vaag.

Handtekening
Zorg voor een nette, complete handtekening in hetzelfde lettertype als de rest van de e-mail. In een handtekening horen: je volledige naam, je functie, naam van het bedrijf, contactgegevens met telefoonnummer. Voeg eventueel ook social media kanalen toe. Een mooi logo maakt het geheel af en geeft een goede eerste indruk van het bedrijf.

Lettertype
Een geschikt lettertype verbetert de leesbaarheid van uw bericht. Arial 10pt is het meest gebruikte lettertype en wordt standaard gebruikt bij Outlook. Verdana of Arial zijn ook zeer geschikt voor beeldschermteksten.  Sommigen vinden Times Roman mooi maar pas op met Comic Sans. Deze laatste is niet erg geschikt voor zakelijke e-mails.

Uitroeptekens
Gebruik uitroeptekens met mate. Te veel gebruik van uitroeptekens kan onvolwassen en emotioneel overkomen. Check je e-mail nadat je deze hebt geschreven en vervang uitroeptekens door punten waar dit kan.

Teruglezen
Eenmaal op de verzendknop gedrukt is er geen weg meer terug. Voordat je de e-mail definitief verzendt, lees je hem nog één keer helemaal door voordat je hem verzendt. Vertrouw niet alleen op de spellingcontrole. Check ook nog een keer goed of het mailadres van de ontvanger correct is.

0 antwoorden